Ihr Themenschwerpunkt
Das ist ein spannendes Thema. Führungskräfte unterschätzen oft, wieviel Einfluss sie auf das Verhalten ihrer Mitarbeitenden haben. Beschäftigte sehen sich oft vor Anforderungen, denen sich nicht gewachsen sind. Das bedeutet nicht, dass alle Überforderungen von Führungskräften ausgehen. Viele Mitarbeitende geraten unter Stress durch persönliche Wertmaßstäbe, Ansprüche oder auch Zielsetzungen. Doch wer sich von seinem Vorgesetzten gestresst fühlt bring meist weniger Motivation für die Arbeit auf.
Ziel ist, Ihnen einen Überblick über das Thema zu geben und welche Möglichkeiten bestehen Einfluss zu nehmen.
Wer dauerhaft unter Stress steht, dem fällt es mit der Zeit zunehmend schwerer, sich zu erholen. Hinzu kommt, dass viele Beschäftigte sich krank zur Arbeit schleppen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Manche haben Angst um ihren Arbeitsplatz, andere fürchten, Kolleginnen und Kollegen könnten sie des „Krankfeierns“ bezichtigen.
Die meisten Mitarbeitenden verkennen, dass sie dem Unternehmen damit mehr schaden, als nützen. Umfragen haben ergeben, dass ein Drittel der Mitarbeiter auch gegen den ausdrücklichen Rat der Ärztin bzw. des Arztes zur Arbeit geht. Dabei besteht nicht nur die Gefahr, die Krankheit zu verschleppen und andere anzustecken. Wer krank ist, arbeitet unkonzentriert und macht mehr Fehler, die Arbeitsproduktivität wird beeinträchtigt.,
Bei Beschäftigten, die häufig Schwierigkeiten und Ärger mit Vorgesetzten haben, ist ein überdurchschnittlich hohes Maß an psychischen Beschwerden festzustellen ist. Unzufriedenheit mit dem Arbeitsplatz steht in unmittelbarem Zusammenhang Absentismusbereitschaft (Bettkanten-Entscheidung). Einer der wichtigsten Einflussfaktoren für Arbeitsplatz-Zufriedenheit ist die Zufriedenheit des Mitarbeiters mit dem/den Vorgesetzten.
Gehen wir der Sache mal auf den Grund und schauen uns mal an, was Sie als Führungskraft beeinflussen können.
Auf die inneren Stressoren und Ressourcen der Beschäftigten haben Führungskräfte wenig oder keinen Einfluss. Das gelingt bestenfalls mit professioneller Unterstützung.
Einfluss nehmen können Sie als Führungskraft auf betriebliche Rahmenbedingungen. Als Führungskraft sind Sie Gestalter. Auf diese Faktoren haben Sie Einfluss. Nutzen Sie das. In den meisten Fällen ist das noch nicht einmal mit einem finanziellen Aufwand verbunden. Sehen wir uns das mal genauer an.
Aufgabenvielfalt – Abwechslung im Arbeitsalltag hält die Mitarbeiter veränderungsfähig und beugt Monotonie vor z.B. durch Rotation auch Abteilungsübergreifend oder durch neue Aufgaben.
Handlungsspielraum – Keiner fühlt sich gerne fremdbestimmt. Menschen wollen mit entscheiden wenn es um die Organisation ihrer Arbeit geht. Je größer der Handlungsspielraum, desto größer ist das Kompetenzerleben und die Arbeitszufriedenheit.
Weiterbildung und Qualifizierung – gibt neue Impulse und Anregungen z.B. um Arbeitsprozesse zu optimieren. Erhöht die Kompetenz und die Fähigkeiten und gibt Sicherheit bei der Arbeit.
Informationen – für die Tätigkeit werden Informationen benötigt z.B. über die aktuellen Aufgaben, die zukünftige Planung, das erwartete Ergebnis etc. Das gibt Sicherheit und schützt vor Überforderung.
Sinnhaftigkeit – sich als Teil eines Ganzen zu fühlen und zu wissen welchen Wert die Arbeit des einzelnen für das Unternehmen hat. Mitarbeiter, die einen Sinn in Ihrer Arbeit erkennen, haben mehr Freude an der Arbeit.
Mitgestaltungsmöglichkeiten – Partizipation ist eine wichtige Ressource. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die Planung und Organisation der Arbeit mit ein. Das gibt Mitarbeitern die Chance ihren Arbeitsplatz ein Stück weit selbst mitzugestalten. Fehlende Mitgestaltung – nur ausführendes Werkzeug.
Arbeitsprozesse – sind die optimal aufgestellt?
Klare Zuständigkeit – bedeutet klare Definition von Aufgaben und Verantwortungsbereich. Das macht die Arbeit durchschaubar und schützt vor Verwirrungen und Irritationen. Wer macht was? Was darf man? Wo sind die Grenzen?
Zeiteinteilung – eine selbstständige Zeiteinteilung oder Mitsprache bei der Gestaltung von Arbeitszeiten. Ein Zeitspielraum führt zu mehr Zufriedenheit bei der Arbeit. Z.B. beim Thema Familie und Beruf – pflegebedürftige Angehörige oder Kinder.
Pauseneinteilung – regelmäßige Kurzpausen, die von den Mitarbeitern selbst bestimmt werden können, sind wichtig. Mit steigendem Alter immer mehr. Es geht lediglich um Mini-Auszeiten, die der Erholung dienen.
Ständige Erreichbarkeit nach Feierabend oder in der Pause obwohl das Arbeitszeitgesetz deutliche Vorgaben macht.
Arbeitsplatzgestaltung – Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit am Arbeitsplatz. Die meisten mehr als zuhause. Geben Sie ihnen die Möglichkeit einzelne Aspekte Ihres Arbeitsplatzes nach eigenem Geschmack zu gestalten z.B. ein Foto aufstellen oder die eigene Kaffeetasse mitzubringen.
Ergonomische Ausstattung – z.B. höhenverstellbares Mobiliar, Stühle oder auch andere ergonomisch optimierte Arbeitsmittel z.B. Beleuchtung tragen zur Arbeitsfähigkeit bei und verringern die physische Belastung und das wirkt sich auch auf die Psyche aus.
Physikalische Rahmenbedingungen - An vielen Arbeitsplätzen herrscht Dauerlärm. Wo immer möglich sollte Lärm reduziert bzw. Gehörschutz getragen werden. Das schützt vor Reizbarkeit und Konzentrationsschwäche. Wo das nicht möglich ist, hilft ein Raum in dem es still ist, an dem die Mitarbeiter ihre ‚ “Akkus“ wieder aufladen können.
Auch Kälte und Zugluft sind auf Dauer eine Belastung.
Arbeitsmittel – gute Arbeit setzt gute Arbeitsmittel voraus. Egal ob Werkzeuge, IT-Systeme, Maschinen, Utensilien. Wichtig sind ein reibungsloser Ablauf und benutzerfreundliche Systeme. Der Mitarbeiter kann sich inhaltlich auf seine Arbeit konzentrieren und muss die Arbeit nicht unterbrechen.
Anerkennung und Wertschätzung – positive Aufmerksamkeit (Anerkennung und Lob) für die geleistete Arbeit stärken das Selbstwertgefühl und geben Sicherheit und Bestätigung. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter und geben Sie bereits während der Ausübung ihrer Tätigkeit Rückmeldungen. Das gibt Klarheit und Orientierung und die Möglichkeit Dinge sofort zu verändern. Die Kontrolle über den Arbeitsprozess gibt Sicherheit.
Soziale Unterstützung – stärken Sie ihren Mitarbeitern den Rücken – stehen Sie hinter Ihnen und unterstützen Sie sie. Belastungen werden dann weniger intensiv empfunden.
Gerechte Ressourcenverteilung – Einsatz und Entlohnung sollten in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Stichwort „psychologischer Arbeitsvertrag“.
Arbeitsplatzsicherheit – ist ein wichtiger Punkt und gibt finanzielle Sicherheit. Ist natürlich von der wirtschaftlichen Lage abhängig. Oft sich Arbeitsverhältnisse befristet das ist je nach Branche und Unternehmen sehr unterschiedlich und oft ist es eine Entscheidung der Konzern- oder Geschäftsleitung an der man selbst nichts verändern kann. Es ist durchaus hilfreich, wenn der Mitarbeiter sich an seinem Arbeitsplatz willkommen fühlt.
Mitarbeiter nicht überlasten. Fragen Sie, wie hoch der Zeitaufwand geschätzt wird und multiplizieren Sie das mit 2. Geben Sie die Aufgaben gebündelt ab aber übertreiben Sie es nicht. Bereiten Sie nachfolgende Aufgaben schon vor aber geben Sie diese erst weiter, wenn erkennbar ist, dass der Mitarbeiter die aktuellen Aufgaben nahezu erledigt hat.
Realistische Zeitvorgaben und gute Planung. Achten Sie darauf, dass Vorgaben und Planung in einem realistischen Verhältnis stehen. Setzt voraus, dass ihre eigene Planung gut funktioniert. Wenn Führungskräfte ihre eigenen Ziele nicht gut planen, wirkt sich das direkt auf den Mitarbeiter aus – meistens müssen sie das dann ausbügeln.
Nicht permanent die Prioritäten ändern – es gibt sonst viele angefangene Aufgaben bzw. es müssen mehrere Tätigkeiten gleichzeitig verrichtet werden. Die Erfolgserlebnisse werden verringert, man kommt langsamer voran und das Gefühl der Fremdbestimmung steigt.
Meetings eindämmen. Nicht jeder muss bei jeder Besprechung anwesend bzw. von Anfang bis Ende anwesend sein. Stichwort AGENDA
Informationsflut beherrschen – Gemeint sind z.B. die CC-Mails oder Mails die die ganze Belegschaft informieren, weil ein Ring auf der Toilette gefunden wurde oder ein Autofenster offen steht ..... Aber auch die Mails, die mehrere Themen beinhalten. Dann müssen immer alle alles lesen – Stichwort thematisch sortieren, das erleichtert dann gleichzeitig die Ablage und spart Speicherplatz. Wenn es um umfangreiche Themen geht, vielleicht mal überlegen, welche Info der MA daraus benötigt und nicht einfach weiterleiten, sondern die wichtigen Infos zusammenfassen.
SMMS unterstützen – Stunde mit mir selbst. Gemeint ist damit ein Zeitraum in dem man nicht gestört wird z.B. um kniffelige Aufgaben zu erledigen oder den Tag zu planen.
Der „wie geht das Ordner". Ein hervorragendes Instrument für weitsichtiges Handeln. Darin werden wiederkehrende Aufgaben in Form einer simplen, für jeden verständlichen Beschreibung schriftlich festgehalten. Damit sind Prozesse unabhängiger von einer bestimmten Person z.B. Urlaub, Krankheit oder hohes Arbeitsaufkommen. Das Officepaket bietet Lösungen an mit OneNote oder Word. Nachteil ist, dass die Beschreibungen immer aktuell sein müssen.
Nein sagen – dabei geht es nicht darum grundsätzlich alles abzulehnen. Gemeint ist, wenn Sie ja zu der einen Aufgabe sagen, erkaufen Sie sich ein Nein für eine andere Aufgabe.
Zusagen-Management – Damit ist gemeint, sagen Sie nicht spontan und gleich ja. Überlegen Sie erstmal, ob Sie das auch schaffen. Die anderen verlassen sich auf Sie.
Prioritäten-Management - Oft ist eine Aufgabe gar nicht so dringend. Sie wird nur mit hoher Priorität behandelt, weil sie vielleicht aus einer hierarchisch höher gestellten Ebene kommt. Das kann man ganz einfach klären in dem man mit den „Auftraggebern“ kommuniziert.
Sein Werkzeug gut beherrschen – Es geht darum seine Arbeitsmittel gut zu kennen, denn sie sollen uns Menschen dienen und nicht umgekehrt. Wenn Sie z.B. das Bedienen einer Software viel Zeit kostet, weil sie darin nicht fit sind, mindern Sie Ihre Produktivität und erhöhen gleichzeitig Ihr Stresslevel. Oder schalten Sie doch mal einfach das E-Mail-Programm ab, wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten oder telefonieren. Oder schalten Sie den Ton ab, damit Sie nicht ständig durch Signaltöne gestört oder unterbrochen werden. Das hilft echt Zeit zu sparen und senkt das Stresslevel.
Verantwortung übernehmen oder auch nicht – Unterscheiden Sie drei Bereiche:
- Dinge auf die Sie keinen Einfluss haben z.B. das Wetter.
- Dinge auf die Sie einen Einfluss haben, die aber nicht vollständig unter Ihrer Kontrolle sind.
- Dinge, die vollständig in Ihrem Einflussbereich liegen.
Vielleicht können Sie das eine oder andere für sich nutzen. Für Fragen bzw. individuelle Lösungsfindung stehe ich gernezur Verfügung.
Weiterempfehlen:
Schlagwörter:
Neuwerker Business Office, Dammer Str. 136-138 - 41066 Mönchengladbach, Deutschland
Tel: 02161 63 32 37 - info@beraternettzwerk.de
Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.